Jak odzyskać koszty zastępstwa procesowego?
W niniejszym artykule przedstawiamy i wyjaśniamy aktualne regulacje prawne dotyczące kosztów zastępstwa procesowego. Opisujemy w jaki sposób odzyskać koszty zastępstwa procesowego.
Instytucja zwrotu kosztów zastępstwa procesowego została uregulowana w Dziale I Tytułu V Ustawy z dnia 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296 ze zm., dalej jako ,,Kodeks postępowania cywilnego’’) zatytułowanym ,,Zwrot kosztów procesu’’.
Zgodnie z treścią przepisów art. 98 kodeksu postępowania cywilnego zasadą jest, iż strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty procesu. Przez koszty procesu ustawodawca rozumie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Przepis ten formułuje tzw. zasadę odpowiedzialności za wynik procesu. Kolejno ustawa opisuje katalog zamknięty tzw. niezbędnych kosztów procesu, dzieląc go jednak w zależności od tego czy strona występuje w procesie samodzielnie bądź jest zastępowana przez zastępcę, niebędącego profesjonalnym pełnomocnikiem czy też korzysta z pomocy profesjonalnego pełnomocnika. W pierwszym przypadku, a mianowicie jeśli proces prowadzony jest przez stronę osobiście lub przez pełnomocnika, który nie jest adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, do niezbędnych kosztów procesu zalicza się poniesione przez stronę wygrywającą koszty sądowe, koszty przejazdów do sądu strony lub jej pełnomocnika oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie. Doprecyzowując, iż suma kosztów przejazdów i równowartość utraconego zarobku nie może przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata wykonującego zawód w siedzibie sądu procesowego. Natomiast w drugim przypadku, a mianowicie gdy strona korzysta z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, do niezbędnych kosztów procesu strony reprezentowanej przez adwokata zalicza się wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach i wydatki jednego adwokata, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony. Co więcej stronom reprezentowanym przez radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną Skarbu Państwa zwraca się koszty w wysokości należnej według przepisów o wynagrodzeniu adwokata. Wysokość kosztów sądowych, zasady zwrotu utraconego zarobku lub dochodu oraz kosztów stawiennictwa strony w sądzie, a także wynagrodzenie adwokata, radcy prawnego i rzecznika patentowego regulują odrębne przepisy, w szczególności ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398 ze zm.).
Ustawa reguluje również sytuację tylko częściowego uwzględnienia żądań, zgodnie z przepisami art. 100 kodeksu postępowania cywilnego, w takiej sytuacji, koszty będą wzajemnie zniesione lub stosunkowo rozdzielone. Sąd może jednak włożyć na jedną ze stron obowiązek zwrotu wszystkich kosztów, jeżeli jej przeciwnik uległ tylko co do nieznacznej części swego żądania albo gdy określenie należnej mu sumy zależało od wzajemnego obrachunku lub oceny sądu. Regulacja ta wprowadza tzw. regułę kompensaty kosztów procesu, stanowiącą wyjątek od zasady odpowiedzialności za wynik procesu. W orzecznictwie jest to interpretowane jako wybór sądu co do orzeczenia o wzajemnym zniesieniu kosztów, stosunkowym ich rozdziale lub obciążeniu jednej ze stron obowiązkiem zwrotu całości kosztów. Wybór jednego z tych powinien być podyktowany względami słuszności. Prawidłowe rozstrzygnięcie w tym zakresie wymaga ustalenia zakresu, w jakim każda ze stron utrzymała się z dochodzonym żądaniem lub podjętą obroną, rozmiaru poniesionych przez nie kosztów (sumy kosztów) oraz wysokości kosztów przypadających na każdą z nich, stosownie do wyniku sporu [vide: Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2012 r.I CZ 91/12].
Odpowiadając na pytanie jak odzyskać koszty zastępstwa procesowego, trzeba przeanalizować przepisy art. 109 kodeksu postępowania cywilnego. W praktyce, obligatoryjnym warunkiem do uzyskania zwrotu kosztów procesowych w przypadku korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika jest złożenie sądowi spisu kosztów lub zgłoszenie wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych. Jak stanowią przepisy art. 109 kodeksu postępowania cywilnego należy tego dokonać najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia. W przeciwnym wypadku roszczenie o zwrot kosztów wygasa. Jednakże o kosztach należnych stronie działającej bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego sąd orzeka z urzędu. Należy jednak mieć na uwadze, że wskazanie sądowi wysokości poniesionych kosztów nie obliguje sądu do zasądzenia dokładnie takiej kwoty stronie przegrywającej tytułem zwrotu kosztów procesowych. Orzekając o wysokości przyznanych stronie kosztów procesu, sąd bierze pod uwagę celowość poniesionych kosztów oraz niezbędność ich poniesienia z uwagi na charakter sprawy. Przy ustalaniu wysokości kosztów poniesionych przez stronę reprezentowaną przez pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, sąd bierze pod uwagę niezbędny nakład pracy pełnomocnika oraz czynności podjęte przez niego w sprawie, a także charakter sprawy i wkład pełnomocnika w przyczynienie się do jej wyjaśnienia i rozstrzygnięcia.
Co interesujące sąd może zasądzić również od świadka, biegłego, pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego – po ich wysłuchaniu – zwrot kosztów wywołanych ich rażącą winą. Postanowienie sądu w tej sprawie może zapaść na posiedzeniu niejawnym.
Usiłując odzyskać koszty zastępstwa procesowego, należy jednak mieć także na uwadze art. 102 kodeksu postępowania cywilnego, który pozostawia sądowi swobodę zasądzenia od strony przegrywającej tylko część kosztów albo nie obciążać jej w ogóle kosztami. Regulacja ta może mieć zastosowania w tzw. wypadkach szczególnie uzasadnionych. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego do kręgu „wypadków szczególnie uzasadnionych” należą okoliczności zarówno związane z samym przebiegiem procesu, jak i leżące na zewnątrz. Do pierwszych zaliczane są sytuacje wynikające z charakteru żądania poddanego rozstrzygnięciu, jego znaczenia dla strony, subiektywne przekonanie strony o zasadności roszczeń, przedawnienie. Drugie natomiast wyznacza sytuacja majątkowa i życiowa strony, z tym zastrzeżeniem, że niewystarczające jest powoływanie się jedynie na trudną sytuację majątkową, nawet jeśli była podstawą zwolnienia od kosztów sądowych i ustanowienia pełnomocnika z urzędu. Całokształt okoliczności, które mogłyby uzasadniać zastosowanie tego wyjątku powinny być ocenione z uwzględnieniem zasad współżycia społecznego [vide: Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 24 października 2013 r. IV CZ 61/13].
Ponadto, odmienne zasady zwrotu kosztów procesowych obowiązują w postępowaniu nieprocesowym. Otóż, zgodnie z art. 520 kodeksu postępowania cywilnego każdy uczestnik ponosi koszty postępowania związane ze swym udziałem w sprawie. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy uczestnicy są w różnym stopniu zainteresowani w wyniku postępowania lub interesy ich są sprzeczne, sąd może wówczas stosunkowo rozdzielić obowiązek zwrotu kosztów lub włożyć go na jednego z uczestników w całości. To samo dotyczy zwrotu kosztów postępowania wyłożonych przez uczestników. W sprawach rozpoznawanych w trybie nieprocesowym zastosowanie ma art. 109 § 1 kodeksu postępowania cywilnego, w myśl którego roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeśli strona najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia nie złoży sądowi
spisu kosztów, albo nie zgłosi wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych, z tym że o kosztach należnych stronie działającej bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego sąd orzeka z urzędu. Przepis ten, na podstawie art. 391 § 1 kodeksu postępowania cywilnego w zw. z art. 13 § 2 kodeksu postępowania cywilnego, odpowiednio stosuje się również w postępowaniu odwoławczym [vide: Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 6 lutego 2013 r. V CZ 39/12]. Jeżeli natomiast interesy uczestników są sprzeczne, sąd może włożyć na uczestnika, którego wnioski zostały oddalone lub odrzucone, obowiązek zwrotu kosztów postępowania poniesionych przez innego uczestnika. Ta zasada ma odpowiednie zastosowanie, jeżeli uczestnik postępował niesumiennie lub oczywiście niewłaściwie. W postępowaniu nieprocesowym sąd ma bowiem możliwość oceny, czy rodzaj sprawy, jej okoliczności, wątpliwość występujących w niej zagadnień prawnych czyniły i w jakim zakresie nietrafność, lub nawet oczywistą niesłuszność stanowiska któregoś z uczestników w tym sensie ,,przegrywającego sprawę” i w zależności od tej oceny odmówić zasądzenia, albo zasądzić zwrot kosztów. Rozwiązanie to jest elastyczne i uwzględnia różnorodność spraw rozpoznawanych w postępowaniu nieprocesowym. W procesie tymczasem muszą istnieć dopiero ,,wypadki szczególnie uzasadnione” (art. 102 k.p.c.), a więc występujące sporadycznie, aby stronę przegrywającą sąd mógł zwolnić całkowicie lub częściowo od obciążenia jej zwrotem kosztów. Choć przegrywającym sprawę w rozumieniu art. 520 § 3 kodeksu postępowania cywilnego jest ten uczestnik, którego wnioski zostały oddalone lub odrzucone, to nie w każdym wypadku nieuwzględnienia środka zaskarżenia istnieje podstawa do zasądzenia od występującego z nim na rzecz uczestników wnoszących o jego nieuwzględnienie kosztów postępowania związanych z jego rozpoznaniem. Owa sprzeczność interesów zachodzi wtedy, gdy postanowienie kończące postępowanie w sprawie może wywrzeć wpływ dla jednych zainteresowanych na zwiększenie, a dla innych na zmniejszenie sfery ich uprawnień, np. w sprawie o ustanowienie drogi pomiędzy występującym z takim wnioskiem
a właścicielem nieruchomości, która ma zostać obciążona służebnością gruntową [vide: Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2012 r. I CZ 148/12].
Natomiast, w postępowaniu apelacyjnym odpowiednie zastosowanie mają zasady stosowane w postępowaniu procesowym. Należy bowiem zwrócić uwagę na przepisy art. 108 kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którymi sąd rozstrzyga o kosztach w każdym orzeczeniu kończącym sprawę w instancji. Ponadto, sąd drugiej instancji, uchylając zaskarżone orzeczenie i przekazując sprawę sądowi pierwszej instancji do rozpoznania, pozostawia temu sądowi rozstrzygnięcie o kosztach instancji odwoławczej. Zgodnie z art. 108 § 1 zd. 1 kodeksu postępowania cywilnego, mającym zastosowanie w postępowaniu zażaleniowym za pośrednictwem art. 391 § 1 w zw. z art. 397 § 2 kodeksu postępowania cywilnego sąd rozstrzyga o kosztach postępowania w każdym orzeczeniu kończącym postępowanie w instancji. Przepis ten wyraża zasadę koncentracji orzekania o kosztach postępowania ograniczając orzekanie o nich jedynie do orzeczeń kończących sprawę w instancji. Ponadto art. 108 § 2 kodeksu postępowania cywilnego wprowadzając wyjątek od tej zasady przewiduje, że sąd drugiej instancji, uchylając zaskarżone orzeczenie i przekazując sprawę sądowi pierwszej instancji do rozpoznania, pozostawia temu sądowi rozstrzygnięcie o kosztach instancji odwoławczej [vide: Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 4 kwietnia 2012 r. I CZ 32/12].
Należy zwrócić również uwagę na zasady kształtowania kosztów zastępstwa procesowego w postępowaniu egzekucyjnym. Zagadnienie to normują przepisy art. 770 kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z tym, Dłużnik powinien zwrócić wierzycielowi koszty niezbędne do celowego przeprowadzenia egzekucji. Koszty ściąga się wraz z egzekwowanym roszczeniem. Koszt egzekucji ustala postanowieniem komornik, jeżeli przeprowadzenie egzekucji należy do niego. Na postanowienie sądu przysługuje zażalenie stronom oraz komornikowi.
Podsumowując, odpowiadając na pytanie jak odzyskać koszty zastępstwa procesowego, należy uwzględnić rozumienie tego pojęcia przez kodeks postępowania cywilnego. Jak wskazano na wstępie jest ono zawarte w definicji kosztów procesowych, za które ustawa przyjmuje koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Mianowicie pojęcie to obejmuje w przypadku korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika: wynagrodzenie pełnomocnika, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach i wydatki jednego adwokata, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony. Należy również pamiętać, iż w przypadku korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, zasądzenie przez sąd zwrotu kosztów zastępstwa procesowego jest uzależnione od złożenia sądowi spisu kosztów lub zgłoszenie wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych. Ponadto, o ile zasady obowiązujące w postępowaniu pierwszej instancji mają odpowiednie zastosowanie w postępowaniu przed sądem drugiej instancji, o tyle już w postępowaniu nieprocesowym kształtowane są odmiennie.
Jeśli macie Państwo pytania dotyczące zwrotu kosztów zastępstwa procesowego zapraszamy do kontaktu mailowego lub komentowania.
Zapraszamy także do zapoznania się z ofertą naszej kancelarii w Lublinie dotyczącą zastępstwa procesowego w sprawach sądowych i administracyjnych
Autor artykułu
Michalina Opoka – Prawnik