Doręczenie zastępcze w Ordynacji podatkowej
Doręczanie korespondencji jest czynnością mającą istotne znaczenie w postępowaniu cywilnym czy karnym, ale również podatkowym. Z faktu prawidłowego doręczenia pisma jego adresatowi zazwyczaj wywodzone są daleko idące skutki, w postaci chociażby rozpoczęcia biegu terminu. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwana dalej jako – Ordynacja podatkowa normuje doręczenie właściwe oraz doręczenie zastępcze.
Doręczenie właściwe jest unormowane w art. 148 -149 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Mogę być one również doręczane w siedzibie organu podatkowego lub w miejscu pracy adresata – osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji. Natomiast w razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony powyżej, jak również w innych uzasadnionych przypadkach pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. Dodatkowo, w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Zatem istotą doręczenia właściwego jest faktyczne doręczenie pisma osobie fizycznej, przy czym niekoniecznie adresatowi pisma.
Doręczenie zastępcze jest zaś unormowane w art. 150 Ordynacji podatkowej. Ma ono zastosowanie w razie niemożności doręczenia pisma w sposób właściwy, opisany powyżej. Polega na tym, iż operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego bądź na tym, iż pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę. Przy czym adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu czternastodniowego, w którym pismo jest przechowywane w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy, natomiast samo pismo pozostawia się w aktach sprawy. Zatem w przypadku doręczenia zastępczego brak jest faktycznego doręczenia pisma jego adresatowi czy nawet innej osobie upoważnionej do jego odbioru. Wskazany powyżej przepis ustanawia fikcję prawną skutecznego doręczenia pisma, które fizycznie znajduje się w aktach sprawy znajdujących się u nadawcy pisma. Natomiast adresat pisma dysponuje tylko zawiadomieniem o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy.
Jednakże doręczenie zastępcze poddane jest szczególnemu reżimowi. Ze względu na doniosłe skutki procesowe, jakie ustawa wiąże z faktem doręczenia decyzji, jak również z uwagi na okoliczność, że ustanowiony w powyższym przepisie zastępczy tryb doręczenia jest wyjątkiem od zasady doręczenia pisma do rąk adresata, w przypadku osób fizycznych w trybie art. 148 Ordynacji podatkowej, przepis ten powinien być interpretowany ściśle. Oznacza to, że nie mogą istnieć jakiekolwiek wątpliwości co do spełnienia określonych w nim wymogów warunkujących możliwość uznania, iż przesyłka została w sposób prawidłowy, a co za tym idzie skutecznie doręczona. Jedynie doręczenie zgodne z przepisami Ordynacji podatkowej wywołuje skutki prawne przewidziane przez obowiązujące przepisy. W przypadku błędnego doręczenia, czynność ta jest bezskuteczna [vide: wyrok NSA z dnia 12 lipca 2012 r., II FSK 20/11].
Najważniejszą czynnością wchodzącą w szereg czynności składających się na doręczenie zastępcze jest zawiadomienie adresata o miejscu pozostawienia pisma. Bez prawidłowego dokonania tej czynności, adresat nie ma możliwości ochrony swoich praw i interesów, zatem nie można wówczas mówić o skutecznym doręczeniu zastępczym. Zatem dla uznania, iż doszło do doręczenia pisma w trybie określonym w art. 150 ustawy Ordynacja podatkowej, nie jest wystarczające tylko stwierdzenie faktu dwukrotnego awizowania przesyłki. Słowo „awizo”, jakkolwiek oznacza zawiadomienie odbiorcy, nie można z niego jednak wywieść sposobu zawiadomienia takiego, aby mieścił się on w wymogach art. 150 Ordynacji podatkowej. Koniecznym jest zatem zaznaczenie przez doręczyciela, czy i w jaki sposób adresat został zawiadomiony o nadejściu przesyłki, gdzie i w jakim terminie może ją odebrać. [vide: Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 22 września 2011 r. III SA/Łd 669/2011].
Podsumowując, doręczenie zastępcze jest szczególnym, wyjątkowym trybem doręczenia pisma. Ten tryb może mieć zastosowanie wyłącznie w razie braku możliwości doręczenia pisma w sposób właściwy. Ponadto, dla przyjęcia skutecznego doręczenia zastępczego konieczne jest spełnienie wszystkich przesłanek, wymienionych w przepisach art. 150 Ordynacji podatkowej, spośród których najważniejszą jest prawidłowe zawiadomienie adresata o miejscu pozostawania pisma. Konieczność spełnienia wszystkich warunków wynika z doniosłości skutków prawnych doręczenia zastępczego.
Autor artykułu
Michalina Opoka – Prawnik
Zobacz także:
Zasada rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika